Cet incontournable logiciel de traitement de texte permet de mettre en page des lettres, fabriquer ses cartes de vœux… Petit mémo de ses fonctions les plus utiles pour gagner en efficacité.

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Word est certainement l’outil de traitement de texte le plus connu du monde. Bien que des solutions gratuites comme OppenOffice ou LibreOffice viennent le concurrencer, le logiciel de Microsoft reste une référence incontournable aussi bien dans un cadre professionnel que pour un usage personnel.

1 / Personnaliser ses outils en un clic

En haut de chaque page se trouve une large barre horizontale que l’on nomme ruban. C’est un accès rapide à des outils qui vous permettent d’écrire, de modifier ou d’enrichir vos documents. Word l’a organisé par défaut avec quelques fonctions. Pour en mettre d’autres en évidence, faites un clic droit dessus, puis choisissez « Personnaliser le Ruban ». À ce moment, vous pouvez soit repositionner les outils à votre convenance en les faisant glisser avec votre souris, soit les modifier en cliquant sur « Ajouter ». Un menu déroulant avec de nouvelles fonctions apparaît, il vous suffira alors de choisir celle qui vous plaît et celle à supprimer. Par exemple, vous pouvez remplacer la fonction « Enregistrer » par « Créer un nouveau document » ou encore la fonction « Annuler et rétablir » par « Imprimer le document ». Le but est que vous optimisiez cet espace en fonction de vos besoins.

2 / Profiter de la fonction traduction intégrée

Word propose un système de traduction instantanée, une fonction utile si vous souhaitez transposer vos propos dans une langue étrangère ou traduire un document en français. Pour cela, c’est extrêmement simple, cliquez dans le « Ruban » sur la fonction « Révision » puis « Traduire le document » ou « Traduire le texte sélectionné ». Enfin, déterminez la langue parmi plus de 60 choix. Attention, pour utiliser cette option vous devez être connecté à internet.

3 / Choisir ses propres paramètres d’écriture

Word ouvre automatiquement chaque document avec une police, un style et une taille de texte prédéfini, qui est généralement du Time New Roman, corps 12 en mode normal. Sachez que vous pouvez modifier ces paramètres selon vos préférences. Par exemple, pour écrire une lettre à un proche ou immortaliser vos souvenirs, choisissez plutôt une police avec empattement type Baskerville ou Garamond, le rendu sera plus esthétique. Il est même possible de prédéfinir vos préférences pour chaque nouveau document. Pour cela, accédez dans le « Ruban » à l’option « Police », choisissez-la, puis indiquez son style (italique, gras, surligné, normal) et sa taille. Pour cette dernière, nous vous conseillons une taille de 18 afin de ne pas vous abîmer les yeux, surtout si vous écrivez le soir. En bas à gauche, cliquez sur « Définir par défaut », Word vous demande alors si vous souhaitez appliquer ces informations pour cet unique document ou pour tous les documents. Cochez votre préférence et validez par OK.

4 / Gérer rapidement les majuscules et les minuscules

Si vous avez changé d’avis et que vous souhaitez faire basculer une phrase ou un paragraphe de majuscule en minuscule ou inversement, sélectionnez la partie souhaitée à l’aide de la souris et utilisez le raccourci clavier « Shift+F3 ». Simple comme bonjour.

5 / Créer un calendrier, un carnet de voyage, un menu… sans stress

Lorsque vous lancez Word, le logiciel vous propose d’ouvrir une page vierge ou d’accéder à une liste de documents gratuits et déjà mis en page, avec des couleurs, des encarts, des zones prévues pour des photos… Journal, liste, menu, calendrier, carnet de voyage, brochure… Vous avez l’embarras du choix pour donner libre cours à votre créativité. Sachez également que Microsoft propose régulièrement de nouveaux modèles sur le site templates.office.com, n’hésitez pas à y faire un tour de temps en temps.

6 / Compresser des images pour les envoyer par mail

Plus votre création contiendra d’images, plus elle sera susceptible de ne pas pouvoir être partagée par e-mail du fait de sa lourde taille en Go. À chaque fois que vous insérez une image dans un document, un nouveau menu « Mise en forme » fait son apparition dans le « Ruban ». Cliquez dessus, puis sur « Compresser » pour éviter cette mauvaise surprise.

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